强力推荐这8款管理软件常用的文档管理软件 _常

随着工作的时候越来越长，如山的文件挤满电脑，让人很头疼。不知道你有没有遇到这些烦恼？

桌面堆满文件，想整理却又无从下手；
文件数量繁多，找一份文件要好几分钟；
文件版本混乱，无法分清哪个是最新版本；
外地出差时，需要的文件不在身边……

文章插图
要想管理好它们必须要坚持、要有良好的命名习惯，总是要记得把它们们放在某个位置……每每遇到这些问题就暗下决心要好好管理文件，但总被巨大的工程量吓退。
我在想，有没有一些工具能帮我管理文件，就像有个称职的管家一样，我就不必担心出门没带钥匙。我找到了 8 款文件管理工具，搭建一个极简的文件管理工作流，让文件管理更轻松、更简单。
现在分享给你，快来看看怎么用！
01. Fences桌面分区工具（Windows）
文件随手放在桌面，当时很方便，但时间一长，再加上各种软件的快捷方式，让人感觉乱糟糟。

文章插图
Fences 就是为了解决这个问题而生，是一款非常优秀的桌面图标分区工具，让电脑桌面既美观简洁，使用时也更加方便。
安装激活软件后，Fences 会提示是否自动分区，它会帮我把桌面上已有的文件自动分区，一般是【程序】、【文件夹】和【文件和文档】这3类。

文章插图
瞬间清爽了很多
当然，我可以按照自己的办公习惯进行分区，例如按照 GTD流程，收集——处理——执行——回顾；或者按照文件类型分类。

操作很简单：
方式1：按住鼠标左键并拖动，点击在此处创建桌面分区，再输入分区名称，就可以设置一个新的桌面分区了。
方式2：选中文件，点击弹出的提示窗，输入分区名称，就可以设置一个新的桌面分区了。

文章插图
可以自己的习惯选择桌面分区排列方式，让文件排列更整齐。

文章插图
可以将分区卷起，只有在鼠标放到分区上才会展开，更简洁。

文章插图
最值得一提的就是【自动组织新图标】功能，自动将桌面的文件分门别类地放进不同的分区。
【强力推荐这8款管理软件常用的文档管理软件】例如，按照文件类型分类。你若是一名设计师，有大量的图片文件需要整理，那么可以将 jpg, png, gif, svg, psd 等格式的图片自动分类到图片分区中。

首先在桌面上创建图片分区；
然后勾选就行：设置——排序和组织——基于文件类型的规则——勾选【图片】
以后放在桌面上的图片会自动归类到此分区。

文章插图
还也可以制定基于名称的规则，做建筑行业的可以把文件名中带有工程的文件默认放置在工程分区中。
我不必时刻提醒自己改变习惯，不必事后花大量时间整理，只要设置一次！通过自动组织分类不仅省时省力，也更易于理清工作思路。

文章插图
02. Dropit文件分类管家（Windows）
用 Fences 可以轻松管理桌面文件，那文件不在桌面呢？
想把【下载】里的图片、文字、视频分类到不同的文件夹；想按照文件名把PPT分到不同项目。
一般情况下，我们是逐个挑选、剪切、粘贴，在多个文件夹窗口间来回切换。
Dropit 是一个自动分类处理文件（夹）的开源小工具。将需要处理的文件和文件夹拖放到浮动的 Dropit 图标上，它根据文件的特征（名称，大小，属性等）对文件进行批量移动、压缩、提取、重命名、删除、创建快捷方式等21种操作。

文章插图
Dropit 的操作很简单，小白也能轻松学会。
例如，我想把一堆文件名称中包含“标题”的图片自动压缩到某个文件夹，把视频移动到其他位置，用 Dropit 设置2个协议，即可轻松搞定：
甚至可以使用 Dropit 定期自动扫描某一文件夹，自动处理里面的文件。
只有1、2个文件的时候，手动分类更快。但若文件的数量多、经常需要分类，那么Dorpit 自然更便捷。
03. Eagle智能图片管理器（Windows/Mac）
Eagle 号称是一款设计师必备的图片管理软件，一直都只在设计行业小范围流行，所以我一开始也没打算用，不过架不住 UI 同事最近的高强度安利……
抱着试一试的心态用了一段时间 Eagle 后，才发现这货绝对堪称隐藏的神器！

文章插图
图/Eagle 图片管理
简单来说，Eagle可以实现：
1.集中管理照片、截图、壁纸等格式繁杂，数量众多图片；2.把整个网页保存为图片，或是一键下载网页图片（像 Instagram、500px 这样限制下载图片的网站也可以）；3.根据场景、颜色或用户标注自动分类，并且可以实现精准搜索。
此外，Eagle 还可以搭配坚果云使用，在自动同步图片的同时，还能记录对图片（PSD 格式）的每一次修改，方便日后回溯至需要的版本。
04.QTTabBarWindows 资源管理器增强工具（Windows）
QTTabBar 是一款可以增强 Windows 资源管理器的工具，借助 QTTabBar 可以将原先鸡肋的资源管理器，改造成强大的高效文件管理工具。
比方说 QTTabBar 以下几个功能，就恰好可以解决用户在使用资源管理器时的痛点：
功能一：和浏览器相似的界面与快捷操作。
例如：把原生的资源管理器界面更换成和 Chrome 类似的多标签界面，同时，Chrome 里常用的按下 Ctrl+W 关闭当前页面、Ctrl+Tab切换标签等快捷操作也可以实现；

文章插图
图/切换标签 ?兰缘小妖
功能二：文件夹及文件预览
例如：鼠标悬浮或按下对应快捷键（可自行设置），无需打开具体文件即可预览；或是在不打开文件夹的情况下，预览文件夹下级目录和文件等；

文章插图
图/文件预览 ?化学心情下2
功能三：丰富的鼠标手势支持
例如双击空白处返回上级文件夹（再也不用费劲地挪动鼠标寻找左上角小小的返回图标了）。
QTTabBar 的功能繁杂，即使是老用户也难以全部摸透，更多使用的姿势和技巧，还需要自己挖掘探索。
05.Total Commander老牌文件管理器（Windows）

文章插图
Total Commander 主界面
Total Commander（简称 TC），是一款老牌的第三方文件管理器。只要学会并且习惯使用 TC 后，所有的文件操作，几乎都可以通过键盘完成，无需用到鼠标。操作直觉、快捷、精准，一旦上手，就再也回不去简陋的 Windows 资源管理器了。
比方说，我可以借助TC实现：左右双窗口管理文件、批量重命名、文件快速预览、一键调用命令行等操作。

文章插图
Total Commander 文件预览
长达十几年的更新历史让 Total Commander 有着堪称恐怖的强大功能，但它简陋的外观（开发者曾这样表示：在界面上做改进，纯属浪费时间，也浪费系统资源。）和较高的使用门槛也劝退了不少试图入坑的用户。不过如果你正好需要一款功能强大资源管理器，倒不妨将这款硬核文件管理工具纳入囊中。
06. FileLocator Lite文件内容搜索（Windows）
如果只记得文件夹里有个文档中有“坚果云”三个字，但忘了是在PPT，Word， Excel，PDF，epub，mobi，html，txt或是其他什么文档怎么办？用FileLocator Lite 就可以快速查找定位到该文档。
FileLocator Lite根据文件名或文字内容可在磁盘内快速搜查相应文件。
它的搜索功能不逊于Everything和Listary两神器，它更突出的性能是：根据文档的内容进行搜索！！！学生和办公人员强烈推荐。

文章插图

如何使用：
如果记得文件后缀名为 .h，想找文本中含有index的文件。
则输入要查找的文件名或文件类型，如：*.h
输入包含的文本，如：index
勾选子文件夹则会搜索E:softwarexoopicxoopic中子文件内含index的后缀名为.h的文件。

文章插图
可以将搜索的结果导出为txt和CSV格式（付费版还可以导出HTML和XML格式）：

文章插图
利用WPS2019查看CSV格式的搜索结果：

文章插图
07. Listary文件搜索和定位（Windows）
需要将某个文件保存到指定位置，你会怎么办？右键——打开一层文件夹——再打开一层文件夹——再打开一层文件夹———保存
但经常是打开几层后，发现这不是自己想要的保存位置，又重新选。
使用Listary，在搜索框搜索目标位置，立即切换。

文章插图
如果要将文件存到刚打开过的文件夹，那么就直接按快捷键 Ctrl+G，自动切换存储位置。

文章插图
08. 坚果云不限速同步网盘，轻松获取文件（Windows/Mac/Linux）
我们使用网盘存储的时候，编辑完文件后都需要手动点击或拖拽文件上传。
如果需要修改的话，又需要从网盘中下载后重新编辑。编辑完成后，再命名V2.0，再次上传到网盘中……
一次两次还能忍受，但如果次数频繁，这个流程就极其浪费时间，而且文件版本容易混乱。我就曾因为将旧版本发给合作伙伴，造成不小的损失，还让对方觉得我不靠谱。