规范企业内外部公务邮件的语言及格式 , 现电子邮件用语及格式使用规范如下
【商务电子邮件格式与规范,中小企业行政管理范文】适用所有企业单位 。
邮件文本及格式规范
邮件内容:
一封完整的电子邮件内容包括:收件人收件地址(抄送人邮件地址)、邮件主(标)题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、个人签名 。
关于邮件主(标)题:在发送邮件时 , 务必简明扼要地填写邮件标题 , 方便他人明确邮件内容和重要性 , 便于尽快作出回复 。
对外邮件 , 最好在标题处以注明公司名称关键字;对内邮件 , 应加上部门 , 如“【证券部】” , 以便于收件人知悉发送方并留存 。
收件人称呼:邮件开头需根据收信人职务 , 按对方职务遵从对方 , 如“XX总”、“XX经理”等;多个收件人的情况喜爱 , 可称呼“各位领导、同事” 。
邮件正文:
1邮件正文应简单扼要 , 重点突出、段落清晰;
2选择恰当规范的语言进行表述 , 应符合书面语言表达 , 避免使用口语化、情绪化用语;
3合理提示重要信息 , 可有选择地使用大写、粗斜体、颜色、下划线等特别标示 。
邮件结束语:结尾可使用“祝工作顺利”、“Best Regards”等问候语 。
个人签名:
签名文件统一使用规范格式 , 包括姓名、所在部门/职务、企业名称、联系方式(电话分机、手机、传真、E-mail)、地址、网站等信息
参考格式如下:
张三/Zhang San
财务部/Finance Department 或 财务经理/ Finance Manager
电话 Tel: +86手机 Mob: +86传真 Fax: +86网址
地址:邮编:
邮件字体:全文字体统一 , 建议字体为“宋体”或“仿宋” , 字体不宜过大或过小 , 10-12号 , 重点处可以加黑 。
邮件附件
如果邮件带有附件 , 请在邮件正文里提示收件人查阅附件 , 附件文件名应概况附件内容 。
邮件发送规范
邮件发送
邮件内容需要注意保密性 , 要明确收件人的范围 , 不遗漏需要发送的人 , 不发给无关人员;
要区分收件人(TO)、抄送人(CC)、 , 密送人(BCC)
①收件人(TO):是要受理这份邮件所涉及的主要问题的 , 应当对邮件予以回复响应 。
②抄送人(CC):是仅需要知悉邮件内容 , 抄送人没有义务对邮件予以响应 , 可以根据情况回复 。
③TO、CC中的各收件人应遵循一定规则排列 。比如按部门排列、按职位等级等等 。
④只给需要信息的人发送邮件 , 不要占用他人的时间和资源 。
转发邮件时 , 要注意内容保密性、检查原邮件内容 , 确定需要引用的内容;
连续回复、转发邮件 , 要重新整理和明确邮件内容 , 避免沟通有误 。
邮件群发
邮件群发只适用于全员公告、通知等事项 , 除此类邮件外 , 不群发;
回复群发邮件时 , 只需回复给发件人或其他需要知悉该邮件内容的人员 , 务必群发回复 。
邮件优先级:邮件内容确实重要且紧急的时候 , 可以使用优先级 。
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