泉州市中级人民法院 【智慧法院】一键归档——来自“技术+制度”的智慧
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以前
电子档案的制作
主要是历史档案数字化
把已经归档在库的纸质卷宗
从库房调出
拆开、扫描、打孔装订、封装
然后再重新入库
花费大量的人力、物力、财力
现在
泉州中院“一键归档”
充分利用随案同步生成的电子卷宗
进行整理归档
大大减少了二次扫描工序
降低了人力、物力、财力等成本
节约了司法资源
应用成果 //
自开展“一键归档”工作以来 ， 泉州中院仅靠4名工作人员 ， 就完成电子卷宗归档4082件8756册 。 据技术后台统计 ， 截至今年四月底 ， 全市法院共计完成电子卷宗归档54296件77669册 。
No.1 技术的智慧
1.系统一键自动归目
系统配备电子卷宗存放模块和档案整理卷模块 ， 全选要归档入卷的电子卷宗材料 ， 点击“添加” ， 系统即自动识别电子卷宗材料和电子目录 ， 将材料匹配进对应的电子目录 。
2.多功能扫描
电子卷宗主要由两种形式生成 ， 一是纸质卷宗电子化 ， 二是系统内生成电子材料 。
纸质卷宗电子化多功能扫描
系统内批量生成电子材料
3.智能编目
电子卷宗编目以自动编目为主 ， 手工编目为辅 ， 技术与人工相结合 ， 提高效率 ， 保证质量 。
No.2 制度的智慧
泉州中院充分利用随案同步生成的电子卷宗 ， 将其整理转为电子档案归档入库 。 电子文档中心对卷宗材料进行从接收、形成、编目、流转、存储到最后归档的全生命周期管理和流水线集约化加工 。
1.电子卷宗随案同步生成
// 立案阶段
协同诉讼服务中心将该阶段材料在立案后第一时间移交电子文档中心扫描 。
// 诉讼过程
设立全院统一收转关口 ， 当事人或代理人所有邮寄、现场递交的诉讼过程材料 ， 先扫描后流转 。
设立庭审材料移交扫描管理岗 ， 每天提醒和督促移交扫描庭审过程产生的笔录、证据等材料 。
协同跨域服务中心接收扫描跨域提交的材料 ， 协同送达中心接收扫描送达凭证 。
// 结案阶段
法官上传文书在线申请签章 ， 电子盖章后即形成电子裁判文书 。
电子文档中心的文印岗将部分纸质结案材料副本在做好保密工作前提下 ， 同步移交电子文档中心扫描岗 。
2.集约化规范编目
泉州中院采用“跨域+电子编目”将全市12家法院的电子卷宗汇集到中院 ， 统一规范、编目 。
3.集约化制作档案
泉州中院组建档案制作组 ， 在规范化电子卷宗随案同步生成后 ， 先整理电子卷宗 。 在书记员工作的基础上再加工 ， 对照纸质卷宗进行细致核对 ， 保证纸质卷宗与电子卷宗一致 。
4.小技巧：核对是否已扫描
电子文档中心扫描组给扫描过的材料做标记 ， 一来避免重复扫描 ， 二来减少核对的时间和精力 。 小小技巧 ， 大大提速 。
泉州中院将不断探索新技术新方法 ， 继续完善制度 ， 优化流程 ， 进一步提高电子归档效率、保证电子档案质量 。 欢迎各位提出宝贵意见、互相交流学习 。供稿：电子文档中心
撰稿：李宪
【泉州市中级人民法院|【智慧法院】一键归档——来自“技术+制度”的智慧】
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