时间该如何管理?
不知道你有没有这样的感觉,那就是忙了一天下来,总感觉心底空落落的,不知道这一天来自己到底忙了啥,结果越忙越迷茫,有时候失去了努力的方向,工资没涨,能力没有提升;
不知道你有没有这样的困惑,那就是很多文章都拼了命地告诉你,别人是如何利用同样的二十四小时,做出了四十八小时的事情,能力得到提升,工资上涨,于是他们在飞速成长,而你却总是原地踏步踏;
不知道你有没有这样的痛苦,那就是心里也清楚时间管理多么重要、自控力多么重要,可当密密麻麻的工作排山倒海般向你涌来,你却仓皇逃窜,或者一拖再拖、直到最后一刻,赶紧敷衍了事,事后你总是懊悔不迭,但时间已经过去了,无论再怎么后悔都无济于事,在我们生命中最无能的事之一就是逝去的时光,觉得自己为什么会这样?!
在四处求索苦闷无解之际,偶然间你看到了一个词语,突然灵光乍现,原来这些问题的症结,都出在这八个字上——你懂得吗?
时间管理,时间利用!
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一、
周末,和朋友聚在一起聊天分享一周的生活经历,大家都谈到一个共同的话题那就是时间该如何利用,职场中的我们该如何进行时间管理,大家都觉得自己的时间管理效率低下,看了很多书也参加了许所多谓的自控力小组,但最后却绝望地发现,自己的时间管理效率并没有得到实质性的改善 。
当时我的朋友是在在一家外贸公司上班做专业客服,每天负责在网上解答客户疑问、协助处理售后问题、还要自己做单出业绩,她每天早早地到公司,每天也列出今天重要的几件事,并且也买了闹钟,然而诡异的是,我朋友只要往座位上一坐,不知为何,就会身不由己啊——
【初入职场的我们拍摄时间 职场中应该怎样安排时间呢】刚想好好打开浏览器整理一天所需要的资料,这边客户的电话就来了;
刚想坐下来准备打几个回访电话吧,对话框里弹出了询价的页面;
刚想整理下近期的名单,对意向客户继续跟进时,突然接到了一起客户投诉,赶紧要去安抚客人的情绪......
一天下来,原本完美的计划最后完全被打散,每天疲于奔命地工作,但总也感觉不到自己的成长,列好的计划看起来更像是一场笑话,把工作完成似乎是遥不可及,可望而不可得,接下来面临的就是老板的批评 。
一开始遇到这种情况的时候,我朋友也学了一些时间管理的方法,比如尝试着把同类型的工作放在一起处理,确实提高了一些效率,可很快她发现,这节省下来的时间还是远远不够啊,于是她无比焦虑,甚至一度怀疑时间管理是不是根本就没用呢,自己的问题该如何解决呢?!
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二、
或许,我朋友面临的问题也是好多职场人共同的问题,那就是每天都忙不过来,要处理的事情那么多,但一天就是24小时,远远不够用,本以为学了时间管理之后,这样的情形会好一些,可学完之后依然绝望地发现,并没有实质上的改善啊 。
这就是很多人在时间管理上存在的一个最大的误区 。
很多人认为,时间管理时间管理,当然是从时间出发,省下很多时间一个不落地完成所有工作 。
但很少有人明白,真正的时间管理,恰恰不是从时间出发而是从事情出发,去减少你每天要做的事情,然后再去安排时间去执行,所以时间管理的关键点,还是落在了“选择”上 。一个人站在了十字路口,这时你的选择就相当重要 。我们一生中面临无数的选择,尤其是职场中的你,做一个正确的选择,管理好时间,对你来说至关重要 。
说到这里,可能有朋友就会问了:“开玩笑吧,怎么能减少每天要做的事情啊?根本没法减的好吗,?”
有时候越减就越多,越不想做,就更无法完成,果真?
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三、
从我朋友的工作内容来看,怎么进行选择,又如何做减法呢,如何做好时间管理?
首先大致将上下午的工作内容进行划分 。
上午是一个人精力最充沛头脑最清醒的时候,最适合安排重要紧急的工作内容,比如意向客户的跟进、重要电子邮件的回复、款项的催收、合同的签订,等等;
下午可以用来集中处理客户投诉、询价咨询、电话回访等零星琐碎的工作内容,之所以放在下午,还有一个额外的好处就在于,如果真的遇到一位难缠的客户,可以用“不好意思,我们下班了,明天我们再沟通好吗?”这样的话术予以适当的拖延,一夜过去,有很多客户就会自我调节,情绪就会平复很多,第二天再进行沟通的时候,就可以指向问题,做出及时有效的解决方案了 。
做完了这一步之后,关键问题来了,我朋友的工作内容里面,有没有可以减少的工作量呢?
朋友说,其实处理客户投诉这部分工作,公司有专门的客服部处理,但按照小霞的说法,自己经手的客户,情况自然自己了解,如果自己做效果 就更好些,好多时候客服部不明白情况,于是就让朋友直接和客户解释和沟通,时间往往就在这里不知不觉地流失了 。
现她在最应该做的一件事情,就是把这份本该由客服部完成的工作转移回去 。做到各尽其职,各司其位 。为了方便客服部处理投诉,她需要做一件事情,就是把该客户的情况整理成word表格或者文字,附上必要的沟通截图,在客服部收到这起客户投诉时,直接将该客户的资料予以打包,发送过去让客服部自己阅读,如果有具体细节不明白的再问她即可 。
这样一来,就省去了之前很多无谓的时间损耗 。
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四、
通过我朋友的故事,想必你对时间管理有了新的认知和思考 。
在这里我总结了三点,便于各位朋友做个参考与借鉴——
1.时间管理的目的不是为了腾出时间做好所有的事情,而是将事情进行重新安排,集中黄金时间处理重要而紧急的事情 。上午是黄金时间,把重要的事情都可以放在上午去做,同时规划好下午你应该做的事情 。实在是做不到,你就把自己需要做的事情前一天晚上以文字形式整理好放在自己的备忘路里面,第二天按照之前的安排,进行一天的规划,机会不忙不急,游刃有余 。
2.时间管理的对象不是时间本身,而是你手头的事务本身 。利用空余时间学习专业知识,提高自己办事速度
3.时间管理的本质是对工作内容进行选择,做好需要自己做的事,把该转移的事情进行转移,提升自己的核心能力,如此,才能获得真正意义上的成长 。
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职场上,时间贵如油,所以更要争分夺秒、今日事今日毕 。壹权谋君给你提供一些小窍门:
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一是把搞邮件的零散时间整装起来 。不要让一封封的邮件来分自己的心、打乱自己的思路,你可以设置每天定时收取邮件 。当手头的事情完成后,集中处理这些邮件中的问题 。
二是不要陷入无用的网络新闻 。如果你整天总是去访问固定的那些网站来消遣,即便是偶尔的几分钟,也会降低你的工作效率,同时你的工作也会很快堆积 。可以用那些可以设置阻止访问时间的浏览器,从软件方面直接限制自己,从而帮助你节省时间 。
三是错时吃饭不扎堆 。如果你是那种在独自工作的时候,效率反而最高的人,或许可以通过调整吃饭时间,让自己一个人静下来工作 。
四是化繁为简、不用的窗口和程序该关就关 。注意不要让屏幕上乱七八糟的东西分散你的精力 。关闭非工作交谈用的聊天工具、不再使用的已打开程序、或是分散精力的弹出窗口和自动运行的程序 。这样能让你更专注于当前的工作 。
五是给自己列时间表、下最后“通碟” 。如果你需要3到5个小时来完成一个报告,那么你可以尝试一下在两个小时之内能不能完成,同时告诉自己必须在两个小时内来完成这件事情 。有了压力,更易于专心地来完成你手头上的这件事情 。
希望对你有所帮助!
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