行政如何通过成本模型把控预算?

时间:2018-06-14 21:16 点击:

【轻松访问】www.easyfang.com本文原始标题为:行政如何通过成本模型把控预算?---来源是:知行晓政

//本文由热心网友[环境卫生管理] 投稿。


作为企业内部经营成本支出大户,节约内部成本是行政的每年工作重点。

制定年度预算,设定预算标准是我们常用的规则,但往往在年底还是会超支。

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随着智能化的变革,传统企业行政目前大多都处在转型期,变革转型需要大量预算投入,此时,行政应该如何消除成本增长压力?需要关注哪些成本重点?

设计适合的成本模型,能够清晰把控行政预算,一起来看看我们需要关注的重点吧!

1

精细化管理行政固定项目及新增项目

公司内部的管理费用,除了员工工资,其他绝大多数的费用都是由行政采购小伙伴支出。

其中行政部门下固定项目成本费用支出就多达数十项。包括:

办公费,基本是部门各类办公用品,印刷,宣传等的费用

会议费,各类会议的费用,一般包括住宿,场租,材料,餐费等

福利费,员工节假日礼品,团建,活动费用

招待费,主要是餐费和礼品

差旅费,交通费和住宿费

车辆使用及维修费,车辆运行费,保险费

设施设备维修费,办公场所和用品的维修费用

固定资产购置费,一些资本性支持,如车辆,电脑,家居等固定资产和低值易耗品的购置费

折旧费,固定资产类目下编制折旧费

能耗费,水费,电费,物业费,供暖费,空调费

其它费用,以上未涵盖的其他费用,如绿植租摆,卫生用品,茶叶等

…………

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不同的企业固定支出比重分布是不一样的,通过精细化数据记录和综合年度分析可以得知,所在企业可调节费用是哪一块。比如,有的企业门店较多,费用占比最大的就会在租赁费用和固定资产费用上;有的企业业务人员差旅较多,费用也将集中在差旅部分。

如文章开头所说,像空间智能化改造这样之前所没有的新增行政负责项目,在成本模型中属于增项,需要特别关注费用情况。

2

降低可控费用预算,找关键成本因素

虽然很多固定项目费用一旦投入,就很难改变。

但行政如果能识别出其中大幅度可控预算的关键成本因素,也将在企业发展过程中起重要作用。

比如:

租金有时候是最大的省钱利器

地理位置具有“级差地租”效应,是影响相对固定成本的重要因素。当城市中心热门地价节节攀升,交通便捷,整体消费水平提高,无形中增加了企业的相对固定成本,从而提高企业运营成本。

此时,可以考虑把办公空间迁到市郊和城市周边的交通便利地方,以压缩空间管理成本。

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有效进行固定资产管理和折旧,清理无效资产

一般没有新增职场项目,这项费用不会有较大金额的支出,但是如果公司经营时间比较久,固定资产例如PC、打印机等临近使用期限,不排除会发生大批量报废更新的情况发生。

所以通过租用等方式,可以将固资成本支出变为流动成本支出,转移固资风险,并且闲置资产进行定期调拨和清理,做到最大化利用。

3

定期核算和预测,模块化管理数据

从固定费用预算,到可控费用的预算,到最后制定核算规则、预测分析,以此设计的成本模型可以做到精准的预算把控。

核算兼顾变更信息:在定期核算过程中,各模块都考虑了相关资金收支的时间,资金收支准确的计入了对应的月份,但其中的变更信息往往就是影响精准度的原因。

比如:与历史数据的出入,特别是在采购中物料材料的价格波动原因,就存在供应商涨价,渠道更改,凭证与报表的出入,是什么原因都应该有相应的变更信息记录。

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根据行政体系,模块化管理数据:可以实现精准的原始数据收集,为预算季度、年度资金预算提供准确的数据。

比如:低值易耗品模块下,单独建表,整合综合类目,可以将杂乱类目一一梳理,便于数据记录和季度分析。

核算与预测的周期频率越短,越能精确行政成本的管理绩效,因为核算间隔越长,越容易出现支出不对账,变更原因不明,负责人员变动等状况。

企业内部成本的降本增效是行政年度绩效考核依据,清晰地了解成本出口和全流程管控对行政来说也是专业能力挑战。

各家企业对于“成本模型”都有自己的一套方法,值得一提的是在前期设计成本模型中,花费的时间越多,数据越准确,后期管控也会越清晰和顺畅。

各位小伙伴不妨试试吧!

-END-

降低行政成本,你有怎样的心得?

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